CONFERENCES AND MEETINGS

QUORUM is complemented by its Division Organizer of Conferences and Meetings, by creating a specific department for the development of these activities. To do this, we counted on Travel Agency, QUORUM TRAVEL, a key element in the development of a conference planning as well.

Our role is summarized in managing all operational aspects of their Congress, Conference, Symposium and / or Meeting.

PLAN DE GESTIÓN DEL CONGRESO

Comunicación del Congreso: permite la personalización del portal del Congreso de forma dinámica, rápida y muy sencilla, facilitando, la difusión del mismo y una gestión de contenidos personalizados para los asistentes, organizadores y ponentes a través de una sencilla identificación del usuario.

Inscripciones y reservas: facilitamos los procesos de inscripción, de reserva hotelera y del medio de transporte elegido, así como la configuración de agendas en base a cada una de las actividades que tienen lugar durante el congreso o evento.

Selección y valoración de contenidos: la gestión de las comunicaciones, ponencias y pósters, es la herramienta que permite centralizar las labores de los comités científicos. Se crea un interfaz Web disponible 24h al día, para que cada ponente pueda enviar su trabajo cuando realmente le resulte más cómodo. Automáticamente nuestra herramienta unifica los formatos, para que los miembros del comité científico trabajen sobre un mismo formato de sencillo manejo.

Pósters electrónicos: permite la edición digital de los pósters incorporados al portal del Congreso y aceptados, para posteriormente ser emitidos a través de pantallas expuestas durante el Congreso, facilitar su publicación, impresa y online, por ejemplo en la revista de comunicaciones del mismo, o facilitar su impresión al tamaño que se determine para su exposición física.

Material audiovisual, sistema interactivo: Gestionamos los aspectos técnicos necesarios para el correcto desarrollo del Congreso, tanto en lo referente a materiales audiovisuales como a las necesidades específicas de traducción simultanea, en su caso.

Nuevas tecnologías: Aplicamos los últimos avances técnicos para la mayor difusión del evento. Destacamos específicamente el VideoStreaming, en el que somos pioneros en España.

Gestión de la exposición comercial: la importancia de una exquisita gestión comercial y económica del espacio destinado a los expositores, a los stands, al uso comercial en general repercute directamente en el resultado del congreso. Desde el diseño inteligente de planos a escala variable y delimitación de espacios o zonas individualizables, hasta la solicitud de espacios por orden de prioridades, su adjudicación y su facturación.

FASES DE LA ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO

QUORUM gracias a su dilatada experiencia en Congresos y Convenciones de todo tipo, ha desarrollado un sistema de trabajo con elementos y pautas de actuación que, puestos a disposición del Comité Organizador, facilitan y proporcionan el nivel de calidad esperado.

Estos datos quedan reflejados en los siguientes puntos:

  • Secretaría Técnica
  • Secretaría Científica
  • Secretaría de Exposición Comercial

Metodología

  • Análisis de las necesidades del evento
  • Presentación de proyecto: presupuesto + bloqueo de sede + bloqueo de hoteles + calendario de trabajo
  • Asistencia y coordinación del congreso
  • Operativa
  • Presentación del Balance Económico

Secretaría Técnica

  • Contratación de la Sede y Hoteles.
  • Diseño, composición e impresiones: programa, cartas, sobres, acreditaciones, carteles, rótulos de mesa, pancartas,…
  • Mailings y difusión.
  • Actos sociales: recepciones en lugares singulares, sedes institucionales, cenas de clausura, cocktails, espectáculos, conciertos...
  • Decoración, señalización,…
  • Personal auxiliar: Azafatas, guías locales, fotógrafos, personal de limpieza, seguridad.
  • Solicitudes de Acreditación de Contenido Científico ante Organismos Oficiales.
  • Material del congresista: carteras, folletos turísticos, obsequios, etc.
  • Actualización del presupuesto y control de las cuentas del congreso.
  • Contactos informativos periódicos con el Comité Organizador.
  • Asistencia y Coordinación durante la celebración del Congreso.
  • Envío y recepción de inscripciones y reservas de hotel y otros servicios de compra.
  • Asistencia específica a ponentes y moderadores del Congreso.
  • Certificados de asistencia, comunicaciones, ponencias, etc.
  • Gabinete de prensa.
  • Seguro de responsabilidad civil.

Secretaría Científica

  • Diseño del programa científico.
  • Gestión de la documentación para los abstracts del congreso.
  • Asistencia al Comité Científico para la evaluación de los abstracts.
  • Elaboración, edición y publicación del libro de abstracts, incluyendo las ponencias del congreso, en formato papel o formato digital
  • Certificado de la presentación de abstracts.

Secretaría Exposición Comercial

  • Distribución del espacio
  • Confección de planos.
  • Elaboración de un dossier informativo para expositores
  • Promoción comercial y venta de los espacios/stands a los expositores
  • Facturación y control de ingresos
  • Asistencia y correspondencia permanente con los expositores previa y durante la celebración del Congreso.

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE VIAJES, REUNIONES Y CONVENCIONES

Una de las especialidades de QUORUM es la atención y servicio a EMPRESAS, para ello contamos con personal experto en este tipo de trabajo, así como medios técnicos para poder dar un mejor y personalizado servicio: líneas de teléfono directas, facturación detallada de los servicios solicitados, etc.

Nuestro principal objetivo al trabajar con una empresa es poder convertirnos en sus asesores de viajes.

Nuestra experiencia nos dice que desde el billete de avión más sencillo, hasta el viaje o congreso mas complicado, se puede tramitar de muchas maneras y con muy diferentes precios. QUORUM está convencido de que puede darles un valor añadido muy valioso para ustedes, ya que nuestra filosofía de empresa está basada desde el principio en la búsqueda de las mejores alternativas para cubrir las necesidades de cada cliente, ofrecerles nuevas posibilidades y lógicamente el conseguir un ahorro de costes importante. Para poder garantizarlo nombraremos a un gestor de su cuenta, que será el responsable e interlocutor directo ante ustedes.

Ponemos a su disposición un exclusivo servicio de asistencia 24 horas donde le ofrecerán ayuda e intentaran buscar soluciones efectivas y viables si su situación se produce fuera del horario de oficinas.

QUORUM tiene acuerdos de colaboración con las principales cadenas hoteleras del mundo y centros de convenciones, lo que permite ofrecer una cuidada selección de hoteles con tarifas especiales y con la máxima garantía, cuidando hasta el último detalle para que cualquier convención, congreso, etc. se desarrolle de forma eficaz y sea un rotundo éxito.

Los viajes de incentivo han adquirido una especial importancia a la hora de conseguir los objetivos marcados por las empresas, aunque hoy sus efectos se han ampliado a otras áreas, al mismo tiempo que han evolucionado mucho, principalmente debido a la facilidad que actualmente existe para viajar.

Una de las claves del éxito hoy en día es el trabajo en equipo y la comunicación un factor esencial. Por ello, nos encontramos con la necesidad de que cada evento que organice su empresa, ya sea una convención, reunión, curso de formación o cualquier toro tipo de evento, debe convertirse en un elemento motivador.

Es necesario crear nuevas expectativas provocando una mayor atención e implicación de los participantes. Conscientes de ello, en QUORUM, hemos desarrollado programas exclusivos de viajes de incentivo, convenciones y reuniones activas, que ponemos a su disposición.

En QUORUM organizamos reuniones y convenciones grandes y pequeñas, en España y extranjero, pero todas con un denominador común: motivar la participación del asistente haciéndole mucho más receptivo.

En QUORUM disponemos de especialistas en marketing y comunicación, ya sea en la organización de un almuerzo o cena temática como en el complejo desarrollo y organización de la presentación de un producto.

Sus incentivos, congresos, reuniones, lanzamientos de producto o incluso vacaciones, están en buenas manos. Tenemos las herramientas, el conocimiento y el deseo de hacer las cosas bien.

TRAVEL AGENCY SERVICES

Flight tickets

  • Managing real-time booking.
  • Personalized Negotiation with airlines depending on traffic, volume and destinations you fly more often to get special rates or different application conditions.
  • Delivering detailed itinerary of the trip.
  • Book with low cost airlines, charters, etc..
  • Booking private planes or jets.

Hotels

  • Management reserves in real time in most cases.
  • Negotiating with hotel chains, frequently when using some kind of hotel or destination.
  • Book lodgings, resorts, inns, etc..
  • Rental apartments.
  • Booking any extra needs: meeting rooms, meals, parking, laundry, etc..

Car rental

  • All vehicle range reserve
  • Private airport transfers.
  • Services private transfers with driver, languages, etc..
  • Special rates with leading companies

Other tickets

  • RENFE tickets and other foreign railways.
  • Boat and ferry tickets: Transmediterranea, Balearia, P & O, etc..
  • Bus tickets.